[Column] Anneke Bos: Het statusrapport als business multiplier

Voor onbekenden met het fenomeen ‘statusrapport’: het is een overzicht met alle projecten die voor een opdrachtgever lopen, met daarbij de planning en de actiepunten. Het kan ook andere namen hebben.

Niemand vindt het echt leuk om op te stellen of bij te houden. Leidinggevenden willen hun mensen er niet mee lastig vallen, want werkverschaffing. Ik snap dat. Geen lofzang op het rapport dus, enkel reflecties. 

Ik zie het statusrapport als business-op-bestaande-klanten-multiplier. 

Het rapport straalt uit dat alles onder controle is. Ook als dat niet zo is. Het geeft aan of de drukte in je hoofd overeenkomt met de drukte in werkelijkheid. Meestal valt het wel mee. If not, dan is het goed dit tijdig te weten. 

Door het opstellen van het rapport kan je oefenen in processtappen te denken; handig voor nieuwkomers in de branche.

Voordeel is ook dat niets wordt vergeten, terwijl niemand het zelf hoeft te onthouden. 

Wanneer je de budgetten in het rapport zet, voorkom je lastige gesprekken bij overschrijding van het deelbudget. In een oogopslag is duidelijk dat met wat schuiven hier en daar het totaalbudget gelijk blijft. Dit is een winstpakker in zichzelf, want dit scheelt veel negatieve energie en ongewenste spanning. 

Tel daarbij op dat mensen (ook opdrachtgevers) vaak tussen de regels door laten merken wat ze het liefste willen. Noteer dat vervolgens in het statusrapport als projectomschrijving, en het is de volgende keer dat je elkaar spreekt echt een project. Toen ik daarachter kwam dacht ik eerst dat het amoreel was, omdat het zo makkelijk ging. Onderzoek wees uit niks van dat al. Mits je het charmant brengt. 

Via zoiets sufs als het statusrapport bepaal je zodoende eigenlijk de hele agenda. Als junior heb ik er zelf in ieder geval erg veel lol mee gehad toen ik erachter kwam dat het statusrapport een onzichtbaar stuur is waarmee je de dynamiek op het account kan beïnvloeden. 

Als je al te veel business hebt, moet je er niet aan beginnen.

Anneke Bos werkte jarenlang als client services director bij bureaus en aan klantzijde. Tegenwoordig is ze onafhankelijk adviseur. Ze helpt bureaus en klanten om beter en efficiënter samen te werken.

www.annekebos.nl

 Volg Marketing Report op LinkedIn!

 Abonneer je op onze gratis dagelijkse nieuwsbrief

 Registreer jouw bureau gratis in de Marketing Report reclamebureau database The List

Lees ook:

Gepubliceerd door: Daan Dekkers