Dutch PR Awards 2025 - Maarten Molenbeek over Douane Nederland

Douane Nederland doet mee aan de Dutch PR Awards 2025. Aan het woord is Maarten Molenbeek, Teamleider bij Douane Nederland en genomineerd als Woordvoerder van het Jaar 2025.

Kun jij Douane Nederland introduceren?

Douane Nederland is met 428 jaar de oudste Rijksdienst van ons land. De Douane bewaakt de buitengrens van de EU, houdt ongewenste goederen tegen, maar heeft ook oog voor de concurrentiepositie van handelsland Nederland. Dit doen we dag en nacht door op verschillende manieren controles uit te voeren. Dat is veel meer dan waar de meeste mensen de Douane mee associëren: de bagagecontroles op Schiphol.

We werken met zo’n zesduizend mensen, verspreid over havens, luchthavens en teams in het binnenland. Douaniers die fysieke controles uitvoeren en douaniers die ervoor zorgen dat alle administratieve processen goed verlopen.

Sinds januari 2020 is de Douane een zelfstandige organisatie. Tot die tijd waren we onderdeel van de Belastingdienst, waardoor veel mensen de Douane nauwelijks kenden. Nu hebben we de ruimte om proactief zelf de verhalen over de Douane naar buiten te brengen in plaats van alleen maar reactief in te gaan op vragen van buiten.

Wat zijn jouw werkzaamheden bij Douane Nederland?

Als woordvoerder vertegenwoordig ik Douane naar media en andere stakeholders. Ik verzamel verhalen, leg contacten, begeleid en organiseer interviews met directeuren, experts en boegbeelden van de werkvloer. Je stemt af met verschillende partners zoals het OM, de politie, gemeenten, havenbedrijven en Schiphol. Daarnaast ook met het ministerie van Financiën, waar de Douane onder valt, en met andere opdrachtgevende ministeries waaronder het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat maakt het een complex speelveld voor de woordvoerder, waarbinnen je veel moet afstemmen en de samenwerking moet opzoeken.

Deze mooie verhalen mag ik samen vertellen met mijn twee andere collega-woordvoerders. Daarnaast zitten er in dit team ook ervaren media-analisten en adviseurs op het gebied van werkbezoeken en events. Op die manier konden we de afgelopen jaren echt aan de slag om deze organisatie nadrukkelijker onder de aandacht van de buitenwereld te krijgen.

Wat kan Douane Nederland wat andere organisaties niet kunnen?

Wat de Douane onderscheidt, is de combinatie van toezicht, handhaving en facilitering. De Douane is bijvoorbeeld op het gebied van accijns de enige partij die een schip al binnen ziet komen, vervolgens controleert en ook nog handhaaft in het binnenland. En daarnaast ook nog contact houdt met het bedrijfsleven. We houden toezicht op goederenstromen aan de buitengrens van de EU, maar zorgen er óók voor dat het bedrijfsleven zo min mogelijk hinder ervaart. Die goede verstandhouding met het bedrijfsleven in Nederland maakt dat we niet alleen controleren, maar ook meedenken en ondersteunen. Denk aan het bieden van duidelijkheid over regelgeving of het snel kunnen schakelen bij incidenten of nieuwe wetgeving.

De Douane doet dit niet alleen, maar opereert internationaal met Douane- en inlichtingendiensten uit de EU, maar ook bijvoorbeeld Zuid-Amerika en Australië. Nationaal werken we nauw samen met het bedrijfsleven, onze opdrachtgevers (acht ministeries) en partners als het OM, de Koninklijke Marechaussee, FIOD en politie.

Wat zijn de belangrijkste trends in het woordvoerdersvak?

Voor iedereen geldt dat de ontwikkelingen rond AI een enorme impact gaan hebben. Ik verwacht dat dit zeker ook voor het woordvoerdersvak geldt. Het lijkt erg nuttig om persberichten en woordvoeringslijntjes met hulp van ChatGPT te maken. We hebben bij de Douane twee jaar terug met behulp van AI een mooie 1 aprilgrap gemaakt door de introductie van de Douane-kat. Maar ik verwacht dat de woordvoerder een belangrijke taak krijgt in waarheidsvinding. Dat klinkt misschien gek. Het beroep is de afgelopen jaren wat besmet geraakt. Zo zijn er politieke woordvoerders geweest die er alles aan doen de positieve kanten van een bestuurder door te duwen of een organisatie te belichten en bij lastige vragen wegduiken of geen duidelijke antwoorden geven op persvragen. Toch zal een goede en betrouwbare woordvoerder een grotere rol moeten pakken in waarheidsvinding in het AI-tijdperk. Welke beelden zijn nog echt? Welke uitspraken of films van organisaties of bestuurders zijn geverifieerd en voor waar aan te nemen? De woordvoerder van de toekomst wacht een belangrijke taak om hier ook helderheid in te scheppen.

Welke gebeurtenissen in 2024–2025 vroegen het meeste van jou als woordvoerder?

Ik kijk met veel plezier en trots terug op een mooi mediajaar voor de Douane. We hadden een aantal grote ‘events’, zoals de jaarlijkse presentatie van de drugscijfers, maar ook actuele ontwikkelingen rond importheffingen uit de VS en de enorme toename aan e-commercezendingen. Deze mediamomenten boden een mooie kans om de veelzijdigheid van de uitdagingen van de Douane te laten zien.

Maar er was ook een groot project waar ik aan heb gewerkt. Als projectleider mocht ik een nieuw seizoen van de real-lifeserie Douane in Actie op RTL5 organiseren. Televisiezender RTL5 en productiemaatschappij SimpelZodiak wilden na twee seizoenen in 2019 en 2020 een nieuw seizoen realiseren.

Dat lijkt op het oog een overzichtelijke klus, maar dit vraagt veel van onze capaciteit. Douaniers, maar ook woordvoerders die het begeleiden, moesten bij nacht en ontij, in het holst van de nacht, naar Schiphol of de Eemshaven voor de mooiste beelden, terwijl het dagelijkse woordvoerderswerk ook gewoon doorging. Want dit seizoen telde twintig afleveringen (in tegenstelling tot acht afleveringen in de eerste twee seizoenen) en we wilden zoveel mogelijk processen door heel het land laten zien. We hebben daarvoor in totaal tachtig draaidagen georganiseerd. Met deze reeks Douane in Actie dompelt de kijker zich onder in de wereld van de Douane. Naast het werk op de luchthavens en in de Rotterdamse haven is er dit seizoen nog veel meer te zien. Denk bijvoorbeeld aan accijnscontroles en een douanier die we volgen bij een wapenopleiding en ook aan het werk zien in nauwe ruimtes van een vliegtuig. In deze serie maakt het publiek kennis met de diversiteit van onze organisatie. Mooie bijkomstigheid is dat drie seizoenen een goed wervingsinstrument blijken te zijn. Op een vacature krijgen we inmiddels zo’n driehonderd reacties, waarin Douane in Actie als belangrijkste aanleiding voor solliciteren wordt genoemd.

Wat maakt een goede woordvoerder? En hoe zie jij jezelf hierin?

Een goede woordvoerder is eerlijk en betrouwbaar voor zowel bestuurder of organisatie als de journalist. Daarnaast zijn deskundigheid en stressbestendigheid ook vereisten. Je moet snel schakelen, ook onder druk, en een netwerk van journalisten opbouwen, maar ook intern in de organisatie. De Douane is van oudsher een gesloten organisatie qua communicatie. Een belangrijke taak voor ons is daarom ook collega’s het vertrouwen geven om hun werk aan de buitenwereld te laten zien. Hier hebben we de afgelopen jaren fors in geïnvesteerd, met steun van onze directeur-generaal.

Met analytische blik en kalme houding ben ik in staat om snel aan te voelen welke verhalen geschikt zijn om aan journalisten voor te leggen. Door jarenlang te investeren in een goede verstandhouding met journalisten en het snel opbouwen van een netwerk binnen de organisatie krijg je een band op basis van vertrouwen. Alleen met dit fundament lukt het dan ook om proactief te gaan communiceren, zoals ik de afgelopen jaren bij Douane heb geprobeerd te doen.

Hoewel ik eigenlijk van mening ben dat woordvoerders vooral in de luwte moeten opereren en niet de spotlights nodig hebben, zie ik deze nominatie toch als een mooie kers op de taart op mijn lange carrière als woordvoerder.

Wat is het laatste nieuws?

De enorme toename van pakketjes stelt de Douane voor een grote opgave. Dit onderwerp zal de komende tijd daarom een onderwerp van focus blijven. Dit geldt ook voor illegale sigaretten en importheffingen.

Persoonlijk laatste nieuws is dat ik na zeventien jaar woordvoerder te zijn geweest voor diverse overheidsorganisaties nu iets anders ga doen! Sinds mei ben ik binnen de Douane als teamleider Invordering aan de slag gegaan. Een team dat bijdraagt aan één van de belangrijkste doelstellingen van de Douane: de afdracht. Bedrijven moeten voor alle goederen een bedrag betalen aan de Douane. Als zij zich niet aan bepaalde regelgeving houden, kunnen ze daarvoor een aanmaning krijgen. Mijn team is verantwoordelijk voor het invorderen van deze bedragen. Deze functie kent een heel andere dynamiek en andere uitdagingen, maar ook komen mijn woordvoerdersskills in dit werk nog van pas!