De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma

De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma

03-12-2021 12:25:00 | Door: Bas Vlugt | hits: 1232 | Tags:

Als bedrijfseigenaar weet je dat de facturatie een belangrijk onderdeel is binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Of het nu om klanten gaat die al een aankoop hebben gedaan of om klanten die op het punt staan een aankoop te doen, er moeten eenmaal facturen gemaakt en verzonden worden. Gelukkig kun je tegenwoordig factuurprogramma’s gebruiken om tijd en geld te besparen. Maar hoe kies je het juiste online facturatieprogramma en welke voordelen leveren ze voor je op? In dit artikel vertellen we meer over de toegevoegde waarde van factuurverwerkingssoftware en hoe je het beste programma uitkiest voor jouw bedrijf.

Wat is een factuurprogramma?

Een factuurverwerkingsprogramma is een online platform dat het je gemakkelijk maakt om snel facturen te versturen. Je kunt werken met je eigen standaard sjablonen, zodat de lay-out altijd consistent is en bij de huisstijl van je bedrijf past. Ook zijn er verschillende opties voor desktops of apps voor mobiele apparaten. Hierdoor kun je in slechts een paar minuten een factuur maken en versturen vanaf iedere plek.

Wat is het voordeel van facturatiesoftware?

Het grootste voordeel is dat het programma tijd bespaart. Je kunt standaard sjablonen maken voor jouw facturen, zodat je deze meteen na de levering of de dienstverlening kunt versturen. Tegelijk wordt alle informatie met betrekking tot de bestellingen binnen één platform opgeslagen, zodat de geschiedenis van je facturen per klant altijd inzichtelijk is. Dit verhoogt de veiligheid, maar zorgt er ook voor dat je niet steeds opnieuw in je e-mail naar een factuur hoeft te zoeken. Ook de opvolging zoals het versturen van herinneringen kan tegenwoordig heel eenvoudig geautomatiseerd worden. Een ander groot voordeel is dat je al je medewerkers binnen een centraal platform kunt beheren. Je hoeft niet per medewerker een abonnement af te nemen, wat zorgt voor een flinke kostenbesparing. Bovendien zijn er extra functies binnen de factuurverwerkingssoftware om deze te integreren met je CRM-systeem.

Voordelen voor e-commerce

Tegenwoordig hebben veel bedrijven hun eigen webshop of online winkel waar ze producten of diensten rechtstreeks aan klanten aanbieden. Zodra klanten een bestelling via de site plaatsen, verwachten ze een snelle service. En dat is waar het factuurverwerkingsprogramma van pas komt. Het is gemakkelijk om automatisch professionele facturen te sturen en klanten kunnen hun rekeningen direct via je website betalen. Hierdoor bespaar je ook weer tijd en geld.

Een facturatieprogramma voor jouw bedrijf

Of je nu een groot bedrijf, mkb’er of zzp’er bent, een programma om je facturen te verwerken kan direct leiden tot een kostenbesparing. Door je factureringsproces efficiënter te beheren bespaar je niet alleen veel tijd, maar is het ook gemakkelijker om de facturatie in je bedrijfsprocessen te integreren. Dus als je een oplossing zoekt die perfect past bij jouw bedrijfsvoering, dan is een factuurprogramma onmisbaar. Vooral als eenmans pitter wordt het eenvoudiger dan ooit om je facturen, herinneringen en aanmaningen te stroomlijnen.

Waarom je facturen niet langer in Excel en Word moet maken

Veel kleine bedrijven maken nog geen gebruik van een programma voor factuurverwerking. In plaats daarvan werken ze nog traditioneel met Excel en Word. Maar dit leidt vaak tot problemen. Je kunt er bijvoorbeeld niet gemakkelijk facturen mee maken die standaard zijn voor al je klanten. Ook de integratie met andere software zoals een CRM-systeem is niet mogelijk. Dit bezorgt veel kleine bedrijven onnodig veel werk en kosten. Bij de online tool Debiteurnet hebben we er bewust voor gekozen om alle functies overzichtelijk en eenvoudig te maken. Daarnaast is het mogelijk om het volledige facturatieproces te automatiseren en op te volgen, zowel voor grote als kleine bedrijven. Ons doel is om ondernemers in hun primaire proces te ondersteunen door ze te ontzien in financiële processen.

Een factuurprogramma is minder foutgevoelig

Als je ervoor kiest met een factuurverwerkingsprogramma te werken, is de kans op fouten veel kleiner. Dat komt omdat zo’n programma niet alleen facturerings- en aanmaningsprocessen automatiseert, maar ook alle informatie op één plaats opslaat. Zo kun je facturen efficiënter en nauwkeuriger verwerken. Het factuurprogramma is daarom een prima alternatief voor bedrijven die problemen hebben met het handmatig verwerken van facturen. Uiteindelijk is het belangrijk om je te beseffen dat een ouderwets Excel of Word document niet meer kan voldoen aan de eisen en snelle service die door klanten wordt verwacht. Het goed automatiseren en beveiligen van je facturatieproces is tegenwoordig een must. 

Factuurprogramma zorgt voor klanttevredenheid

Bedrijven die online factureringssoftware gebruiken kunnen ook een betere service bieden. Omdat alle informatie over hun klanten op één plaats verschijnt, is het gemakkelijker dan ooit om openstaande kwesties met specifieke klanten op te volgen. Ook weet je precies aan wie je de factuur moet sturen en wanneer, zodat er geen vertraging meer in het proces optreedt. Klanten hechten veel waarde aan een goede en snelle service, want het laat zien dat ze als klant serieus genomen worden.

Altijd een professionele uitstraling

Met facturatie software kan je bedrijf vanaf de eerste dag een professioneel beeld krijgen. De facturen zien er moderner en beter uit dan wanneer je deze maakt met Word of Excel. Bij Debiteurnet voldoen we aan de strengste eisen die door grote bedrijven gesteld worden. Hierdoor ben je ook als kleiner bedrijf ervan verzekerd dat je klanten je serieus nemen en dat je een goede eerste indruk maakt. Factureringssoftware is dus niet alleen zinvol voor het optimaliseren van je facturatieproces, maar ook om je bedrijf verder te professionaliseren.

Overzicht BTW-aangifte in je factuurprogramma

Als je een BTW-geregistreerde onderneming bent, is het belangrijk om een overzicht te hebben van alle facturen die in het voorgaande jaar werden uitgeschreven. Je kunt deze informatie dan gemakkelijk gebruiken voor je jaarlijkse BTW-aangifte. Met ons online factuurprogramma Debiteurnet weet je precies hoeveel facturen je in het voorgaande jaar naar welke klanten stuurde. Dit maakt het gemakkelijker dan ooit om je BTW-aangifte in te vullen. 

Niet langer zoeken in je e-mails

Met een online factuurprogramma weet je altijd waar je facturen bewaard worden. Je kunt alle bestanden gemakkelijk downloaden en per klant rapportages genereren. Denk bijvoorbeeld aan de gemiddelde verwerkingstijd per factuur en welke nog openstaan. Hierdoor hoef je niet meer door je e-mails te spitten om te checken welke facturen verstuurd en betaald zijn. Ook werkt een facturatieprogramma veel eenvoudiger dan wanneer je verschillende mappen en Excel spreadsheet met klantgegevens moet doorspitten.



Een aantal tips om je facturatieproces te stroomlijnen

Uiteraard willen we je overtuigen van de toegevoegde waarde van een factuurprogramma, maar er zijn ook een aantal stappen die je nu al kunt zetten. Hieronder geven we enkele handige tips om vandaag al jouw facturatieproces beter te stroomlijnen:

  • Zorg dat je facturen direct verstuurt. Het is belangrijk om facturen zo snel mogelijk te versturen na de afname van je product of dienst. Dit vergroot de kans dat klanten sneller betalen. Wanneer je te lang wacht met de facturatie, kan er ook verwarring ontstaan bij de klant. Ze bellen dan vaak met vragen en dat kost je alleen maar weer tijd.

  • Zorg dat je altijd de nodige informatie van je klant krijgt. Zorg ervoor dat je steeds de nodige informatie van je klant krijgt. Zo wordt het gemakkelijker om in één keer een factuur met alle relevante gegevens te maken. Klanten geven vaak onjuiste of onvoldoende informatie, wat het factureren moeilijker maakt. Zorg dat je duidelijk communiceert naar de klant welke informatie je nodig hebt.

  • Controleer het BTW-percentage. Controleer altijd welk BTW-tarief van toepassing is voordat je een BTW-factuur maakt. Dit voorkomt onjuiste facturering, want het komt nogal eens voor dat het verkeerde BTW-nummer wordt ingevoerd.

  • Leg alle afspraken duidelijk vast met je klant. Zorg ervoor dat je altijd een duidelijke overeenkomst met je klant hebt. Bijvoorbeeld als het gaat om het aantal te werken uren of een afgesproken prijs per uur. Dit geldt ook als er tijdens het proces veranderingen in de afspraken optreden. Alle partijen moeten weten waar ze voor getekend hebben, zodat alles soepel en vlot verloopt. Ook zaken zoals de betalingstermijn moeten duidelijk zijn voor alle partijen.

  • Bouw een dossier op als je klant niet betaalt. Probeer te achterhalen waarom je klant problemen heeft met betalen. Soms is een klant het niet eens met de hoogte van de factuur of zijn ze ontevreden over je producten en diensten. Zorg dat je het probleem snel signaleert en los het op, want dan zal de klant ook sneller de factuur betalen. Het is ook handig als je een uitgebreid dossier bij de hand hebt wanneer je een klant belt over een aanmaning. Je kunt precies uitleggen hoeveel herinneringen er zijn gestuurd en welke stappen je hebt ondernomen om eventuele problemen op te lossen.

  • Bel met je klant wanneer je een herinnering verstuurt. Als je een herinnering stuurt, is het belangrijk dat je klant hiervan op de hoogte is. Via de telefoon kun je ook direct eventuele vragen en klachten van de klant opvangen. Ook is het eenvoudig om snel informatie zoals een factuurnummer uit te wisselen. Door te bellen benader je de klant persoonlijk en is hij of zij eerder bereid om zijn openstaande facturen te betalen. Bovendien laat je door te bellen zien dat je een goede service verleent en dat klanttevredenheid een belangrijk item is binnen je bedrijf.

  • Onderzoek de kredietwaardigheid van je klanten. Voordat je een overeenkomst met een klant aangaat, is het belangrijk dat je de kredietwaardigheid van de klant controleert. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld onderzoek te doen in je netwerk of via externe partijen zoals incassobureaus. Zo kun je de risico’s in kaart brengen en inschatten of een potentiële klant een financieel risico vormt  voor je bedrijf.

  • Stap over op een factuurprogramma. Uiteindelijk is het vaak toch het beste om je factureringsproces te automatiseren door digitale factuursoftware te gebruiken. Dit geeft je ook de mogelijkheid om digitale handtekeningen te gebruiken, wat het voor klanten gemakkelijker maakt facturen te betalen. Zoals eerder aangegeven kun je ook herinneringen sturen via e-mail of andere kanalen, zodat je klant nooit meer een factuur zal missen! Debiteurnet kun je nu gratis uitproberen, zodat je kunt beoordelen of de tool daadwerkelijk waarde toevoegt voor je bedrijf. Onze ervaring is dat de meeste klanten na een paar dagen al niet meer terug willen naar het handmatig opstellen en verwerken van facturen.


Hoe kies je voor betaalde facturatiesoftware?


Er zijn veel facturatieprogramma’s op de markt waaruit je kunt kiezen, maar hier zijn natuurlijk kosten aan verbonden. Welke je kiest hangt af van je budget, de vereiste functies en hoeveel technische know-how er in je organisatie beschikbaar is. Het is belangrijk dat alle medewerkers het programma gemakkelijk kunnen gebruiken en dat je snel up-and-running bent. Onze online tool Debiteurnet hebben we zo ingericht dat deze door iedereen eenvoudig is te gebruiken, zowel voor grote als kleine bedrijven. Ook hoef je niet langer een boekhoudexpert te zijn om professionele facturen te maken met je eigen huisstijl. Het beste factuurprogramma kies je altijd op eenvoud, maar tegelijkertijd moet je ook het volledige facturatieproces kunnen automatiseren.

Facturatiesoftware Debiteurnet

Met Debiteurnet garanderen we dat je volledige controle hebt over je facturatieproces. Hiervoor is wel enige administratieve kennis vereist, maar in principe kan iedereen eenvoudig facturen versturen met het programma. Om alle voordelen in kaart te brengen, geven we hieronder een kort overzicht van de belangrijkste functies:

  • Factureren. Met de online tool heb je een helder overzicht waarin alle facturen gerangschikt staan, inclusief bedragen en de betaalstatus. Binnen het overzicht is het eenvoudig om direct een nieuwe concept factuur te maken. Facturen verstuur je per e-mail vanuit Debiteurnet. Dat kan zowel als bijlage of als een link naar de factuur, waarbij de klant de factuur kan goed- of afkeuren. Met de zoekfunctie kun je altijd alle facturen binnen enkele seconden terugvinden. Uiteraard is het mogelijk om op klantniveau te filteren en per klant het facturatieproces te beoordelen. Ook periodieke facturatie kan volledig geautomatiseerd worden.

  • Goed- en afkeuren. Binnen Debiteurnet is het voor de klant eenvoudiger dan ooit om facturen goed te keuren. Je kiest zelf een termijn waarop de klant moet reageren op de factuur. Eventueel wordt de factuur automatisch goedgekeurd als er geen reactie binnenkomt. Het kan natuurlijk voorkomen dat een factuur wordt afgekeurd. In dat geval weet je meteen wat de reden is, want de klant wordt gevraagd om een specifieke toelichting. Hierdoor los je problemen snel op en verbeter je het facturatieproces!

  • Voor grote en kleine bedrijven. Debiteurnet maakt het mogelijk om op diverse manieren een factuur te maken. Bijvoorbeeld door het toevoegen van een G-rekening en het verleggen van de BTW. Het programma is hierdoor goed in te zetten voor zowel kleine als grote bedrijven. Iedere handeling in het facturatieproces wordt geautomatiseerd en geregistreerd. Je verliest nooit meer het overzicht en hebt alle gegevens direct bij de hand. Ook de NAW gegevens (naam, adres en woonplaats) worden precies en volledig op de facturen en offertes vermeld.

  • Eenmalig gegevens vastleggen. Om een factuur te versturen heb je natuurlijk de factuurgegevens nodig van de klant. Het voordeel van Debiteurnet is dat je deze gegevens eenmalig invoert en daarna eenvoudig kunt oproepen vanuit het factuur scherm. Dit maakt het ook gemakkelijker om periodieke facturen te versturen. Uiteraard kunnen de gegevens indien nodig bijgewerkt worden. De gegevens worden ook automatisch ingevoerd wanneer je herinneringen verstuurt.

  • Per klant de betaalstatus inzichtelijk. Met debiteurnet kun je per klant alle openstaande en betaalde factureren bekijken. Ook maak je eenvoudig inzichtelijk hoe snel een factuur gemiddeld wordt betaald. Hierdoor heb je altijd nauwkeurige gegevens bij de hand over de betaalstatus en andere details.

  • Automatisch herinneringen versturen. Er is natuurlijk niks vervelender dan wanneer de vervaldatum van een factuur is verstreken. In dat geval moet je achterhalen wat er mis is gegaan, en dat kost extra tijd. Bovendien wil je graag een goede relatie onderhouden met de klant. Doordat Debiteurnet precies registreert of een factuur binnen de betaaltermijn is betaald, kan er niet langer verwarring ontstaan. Ook kun je automatisch herinneringen versturen, waarvan je zelf de inhoud bepaalt. Alle nodige stappen voor een incassotraject worden in Debiteurnet geautomatiseerd, van vriendelijke herinneringen tot de gerechtsdeurwaarder.

  • Juridisch waterdichte facturen. Om ervoor te zorgen dat het factureren en versturen van herinneringen correct gebeurt, heeft Debiteurnet alleen de stappen vastgelegd. Hierdoor verstuur je alle documenten op de juiste manier en is het systeem juridisch waterdicht. Op jouw aangegeven moment kun je ook een eigen incasso-zaak beginnen. Dit gebeurd in samenwerking met DBN Debt Collector.

 

Gratis factuurprogramma: probeer Debiteurnet gratis!

Wij vinden dat we jou eerst de voordelen van Debiteurnet moeten laten ervaren. Daarom wordt Debiteurnet als gratis facturatiesoftware aangeboden! Jouw account is volledig vrijblijvend en kan worden gebruikt tot drie debiteuren. Maak gebruik van alle functies die het platform biedt en haal hier meteen je voordeel uit. Van Debiteurnet krijg je de volgende voordelen:

  • Uitgebreide facturen sturen
  • Een verbeterde cashflow
  • Snelle incassotrajecten
  • Onbeperkt contact met onze supportafdeling


Uiteraard helpen wij je goed op weg met het gebruik van het systeem. Je kunt onbeperkt facturen maken en onze experts staan altijd klaar om te helpen met je facturatieproces.

Meer weten over onze dienstverlening?

Wil je meer weten over Debiteurnet en onze dienstverlening? We komen graag met je in contact om meer te vertellen over de voordelen van een geautomatiseerd facturatieprogramma. Je bent natuurlijk ook altijd van harte welkom voor een kop koffie bij ons op kantoor.

www.debiteurnet.com

 







Meld je aan voor de Marketing Report nieuwsbrief

Volg Marketing Report op Twitter

Word lid van de Marketing Report Groep op LinkedIn

Vacatures in media- en marketingcommunicatie