[Column] Bart Kokke (Tender Canvas) - Tender Request: het achterhalen van de vraag achter de vraag bij tenders

Dit is de derde column uit een serie van vijftien, waarbij elke twee weken de werking van een pijler van het Tender Canvas Model langs een inspiratie uit de (beeld)cultuur, (sport)prestatie, innovatie of maatschappelijk thema wordt belicht.

“Wat maak jij?” Deze verkennende en verdiepende vraag werd mij gesteld tijdens het Impact Fair Padeltoernooi, georganiseerd door de Impact Fair, waar in april 2025 tijdens de 2e editie impactmakers bij elkaar komen.

De deelnemer die een oprechte opening zocht om kennis te maken had mij ook kunnen vragen: “Wat doe je?”,  “Waar werk je?" of ietwat droogjes: “Wat draag jij bij aan de wereld?” Nee, het was gewoon: “Wat maak jij?” Een geïnteresseerde vraag die geen antwoord verlangt dat hokjes vult. Zo volgens het boekje Socrates op Sneakers, de filosofische gids voor het stellen van goede vragen. 

Ook bij aanbestedingen is het stellen van goede vragen aan onszelf en aan de aanbestedende dienst van cruciaal belang. Daarom beginnen we vanuit het Tender Canvas Model altijd bij de pijler Tender Request, waarbij we de vraag achter de vraag van de opdracht willen achterhalen. We doen dit door vanaf de start met een open blik naar het belang van de (semi)overheidsorganisatie in het publieke domein te kijken. In een veel breder perspectief dan alleen de opdracht. 

Zo laten we ons niet misleiden door de complexiteit van de gunningscriteria en alle eisen van de uitvraag waar je aan moet voldoen. Immers met die benadering zien we dat bureaus een krampachtig antwoord geven op de letterlijke vraag uit de opdracht. Met die blik wordt het lastiger om in een later stadium van het tendertraject alsnog een onderscheidend verhaal en succesvolle pitchstrategie te ontwikkelen.  

Bij Tender Request stellen we onszelf altijd vanuit de duur van het contract tenminste drie vragen. Bijvoorbeeld bij een aanbesteding van NS:   

1. Wat is de dynamiek en het belang van het spoor in 2032? 
2. Hoe ziet de mobiliteitsbehoefte van inwoners in Nederland (en Europa) in 2032 eruit? 
3. Hoe moeten wij als inschrijver ons ontwikkelen om in 2032 impact te kunnen blijven maken in relatie tot de opdracht?

Op deze manier begrijp je beter welke maatschappelijke impact de opdrachtgever wil maken. Denk aan het grotere doel van de opdracht, binnen het publieke belang en op de behoeften van de eindgebruikers. Dat weer helpt om vanaf de start een toekomstbestendige inschrijving te ontwikkelen. Dit lijkt simpel, maar in de praktijk wordt deze stap vaak overgeslagen door de hectiek van de veeleisende planning en werkzaamheden op klantopdrachten. 

Nog twee voorbeelden bij een gegunde aanbesteding over de vraag achter de vraag achterhalen vanuit het bestuderen van ogenschijnlijk verborgen nieuwe informatie: 

1. Bij het inlezen vonden we de interne aanvraag van de aanbesteding bij de inkoopafdeling. In het voorwoord motiveerde de marketingdirecteur het belang van deze aanbesteding en deelde hij in zijn eigen woorden waar hij naar op zoek was. Bij de kick-off stonden de uitgangspunten van dit voorwoord centraal. We vroegen onszelf af: Hoe gaan we los van alle overige eisen een pitchstrategie ontwikkelen om hieraan te voldoen?
2. In de Nota van Inlichtingen werd halverwege het tenderproces in een antwoord op een vraag van een andere deelnemer vermeld dat een campagneregel (die sporadisch werd gebruikt) intern goed was getest en ontvangen. We besloten om onze strategie om te gooien en op basis van deze nieuwe informatie een nieuwe strategie, concept en pay-off te ontwikkelen. Een aanpak die verrassend genoeg bleek, maar ook intern op goedkeuring kon rekenen. 

Terug naar het padeltoernooi. Mijn antwoord op de vraag van de deelnemer was niet geheel eenduidig. Het ging over de zoektocht naar meer het verschil te willen gaan maken. Daarom was ik daar ook. Voor een paar potjes padel en nieuwe inzichten en ontmoetingen. En het leverde deze column op waarin ik alsnog een concreet antwoord geef op de sympathieke vragensteller: “Ik maak de marketing en communicatie industrie geïnteresseerd in de Impact Fair!”