[Column] Anneke Bos: Heb je klanten? Mail minder, bel meer

De truc van een goede samenwerking is: zorg dat kleine dingen klein blijven, zodat grote dingen groot kunnen zijn. Dat geldt voor elke samenwerking. Ik schrijf over de samenwerking tussen bureaus en klanten, vandaar dat ik die hier als voorbeeld neem.

‘Groot’ is in de relatie tussen bureau en klant de Creatieve Output of welke andere ‘handel’ er maar wordt verkocht. ‘Klein’ zijn alle werkzaamheden die zorgen dat de creatieve output tot stand komt. Overleg over kosten, de agenda, de planning, welke mensen er wat besluiten, hoe het proces verloopt.

Gouden tip: mail minder en bel meer.

Met mailen is op zich niks mis. Alleen het maakt, bij verkeerde toepassing, kleine dingen ongewenst snel heel groot.

Het begint gezellig. Ping, de vraag komt binnen. Een argeloos antwoord volgt. In de reply daarop staan nu namen in cc. Misschien toch best serieus allemaal. Licht juridische woorden sluipen de zinnen binnen. Nog wel een knipoog emoij, maar hoe gemeend is die? De lijst van mensen in cc groeit autonoom door. De reply is een tweezijdig A4. Steekje onder water hier, nare suggestie daar, en de mailloopgraaf ligt voor u klaar.

In mail worden dingen snel formeler en gedetailleerder dan nodig. De achterliggende bedoeling wordt geraden door de lezer. Soms net verkeerd. Dat is ook het risico met whatsapp. Het zijn vrije schrale manieren van communiceren.

Bellend ontstaat echt contact. Subtiele informatie over context en emoties komen ook met de woorden mee. Het biedt de mogelijkheid meteen in te spelen op wat ontstaat in het gesprek. Zo voorkom je broei in de hooiberg. Vaak hoor je ook weetjes die leiden tot nieuwe opdrachten. Of je kan zelf alvast wat dingen ‘in de voorwas zetten’.
Altijd handig.

Mensen hebben tegenwoordig bel-angst blijkt uit onderzoek. Ze weten niet zo snel wat te zeggen. Dat hoeft gelukkig ook helemaal niet. Verpak je spreekangst gewoon als ‘luisteren’. Daar scoor je altijd punten mee…

Anneke Bos werkte jarenlang als client services director bij bureaus en aan klantzijde. Tegenwoordig is ze onafhankelijk adviseur. Ze helpt bureaus en klanten om beter en efficiënter samen te werken.

www.annekebos.nl

Volg Marketing Report op LinkedIn
Volg Marketing Report op Instagram
Volg Marketing Report op Facebook
Abonneer je op onze gratis dagelijkse nieuwsbrief
Registreer jouw bureau gratis in de Marketing Report reclamebureau database The List